Innen- und Integrationsstaatssekretär Sandro Kirchner lobt Landratsamt | Kurier Dachau

Effizienz und die Optimierung von Prozessen standen im Mittelpunkt des Besuchs von Staatssekretär Sandro Kirchner im Fachbereich Ausländer- und Sozialwesen des Landratsamtes Dachau. Beide Sachgebiete sind vor Kurzem in neue, moderne Räumlichkeiten umgezogen. Mit diesem Umzug haben sich die Arbeitsbedingungen für die Mitarbeitenden ebenso wie die Bereiche für Antragstellende erheblich verbessert. Die gleichzeitig erfolgte Umstellung auf digitale Prozesse hat zu einer weiteren, umfassenden Verbesserung der Verwaltungsabläufe geführt. Gerade die Digitalisierung der örtlichen Ausländerämter wird regelmäßig bundesweit diskutiert. Staatssekretär Kirchner hat bereits mehrere Ausländerbehörden besichtigt, um sich zum Fortschritt bei der Digitalisierung vor Ort zu informieren. So stand auch der Besuch in Dachau im Zeichen der Umstellung auf ein papierloses Büro und effizientere Strukturen.

Anhand eines praktischen Beispiels verschaffte sich Staatssekretär Kirchner einen umfassenden Eindruck vom digitalen Verfahren zur Aufenthaltsverlängerung. Begleitet von einer zuständigen Mitarbeiterin, erlebte er den Ablauf aus der Perspektive der Behörde, während ein Mitarbeiter aus dem Innenministerium den Prozess aus Sicht des Antragstellers beobachtete. „Die Digitalisierung der Verfahren und insbesondere die Vermeidung von Medienbrüchen sowie die automatisierte Aktenführung schaffen nicht nur mehr Effizienz, sondern auch mehr Transparenz für die Antragsteller. Es war höchst informativ, beide Seiten dieses Prozesses live zu erleben,“ erklärte Kirchner nach seinem Besuch.

Durch den Umzug in die neuen Räumlichkeiten hat sich die Arbeitsumgebung deutlich verbessert. So können Gespräche nun in Schalterboxen unter vertraulichen und datenschutzkonformen Bedingungen geführt werden. Dank einer höheren Anzahl von Schaltern und einer konsequenten digitalen Terminvorbereitung und -abstimmung haben sich zudem die Wartezeiten für die Antragstellenden spürbar verkürzt. Auch für die Barrierefreiheit ist umfassend gesorgt. Landrat Stefan Löwl betonte: „Durch die Digitalisierung und die verbesserte Infrastruktur konnten wir nicht nur unsere Arbeitsabläufe effizienter gestalten, sondern auch den Service für unsere Bürgerinnen und Bürger optimieren. Doch wie bei jedem Transformationsprozess gibt es immer noch Potenzial für Verbesserungen, an denen wir aktiv arbeiten.“

Während des Besuchs hatten die Mitarbeitenden des Landratsamtes die Möglichkeit, Optimierungsvorschläge direkt an Staatssekretär Kirchner und die ihn begleitenden Experten aus dem Innenministerium weiterzugeben. Diese praxisnahen Erfahrungen schätzt der Staatssekretär besonders: „Die Implementierung einer digitalen Lösung vor Ort mit den daraus gewonnenen Erkenntnissen zeigt, wie wertvoll die Praxis für landesweite Verbesserungen ist. Solche Innovationen helfen uns, die Verwaltungsprozesse bayernweit zu optimieren.“

Ein konkretes Beispiel, das besprochen wurde, ist die Antragstellung und Terminvereinbarung im Ausländeramt: Termine werden nur vergeben, wenn alle erforderlichen Unterlagen vollständig vorliegen. Dies dient der Effizienzsteigerung angesichts des hohen Antragsaufkommens und der begrenzten Personalressourcen. Hierbei gibt es allerdings noch Optimierungsbedarf, zum einen bereits bei der Antragstellung durch die – aktuell noch nicht vollständig vorhandenen Option der „Pflichtangaben“, aber auch bei der Bearbeitung von Rückfragen, welche derzeit außerhalb der digitalen Plattform per E-Mail, bzw. dem sicheren Kontaktformular des Landratsamtes abgewickelt und dann – zwar digital aber doch manuell – in die elektronische Fallakte übertragen werden müssen.

Auch im Sozialwesen nahm der Staatssekretär die Digitalisierungsprozesse in den Blick, bei denen zusätzliche Optimierungsmöglichkeiten identifiziert wurden. Festzustellen war hier, dass beispielsweise durch die Einführung der Bayerischen Bezahlkarte die internen Vorgänge deutlich einfacher gestaltet werden konnten. „Der Besuch und das positive Feedback von Staatssekretär Kirchner bestätigen, dass der Landkreis Dachau eine bayernweite Vorreiterrolle in Sachen moderner und bürgernaher Verwaltungsprozesse einnimmt. Unsere Bestrebungen, durch Digitalisierung und optimierte Abläufe den Service für die Bürgerinnen und Bürger effizienter zu gestalten und gleichzeitig Personalressourcen zu schonen, wurden von Staatssekretär Sandro Kirchner anerkannt und motivieren uns, diesen Weg weiterzugehen,“ so Landrat Stefan Löwl.